システムを作った。そこからが本番――現場の「困った」を解消する戦い。

システムを作って終わり？

いやいや。

作ってからが、仕事です。

仕事をラクにするために、
システムを作る。

でも、
システムを作れば終わり、
ではありません。

今回、
ある会社の業務をラクにするために、
仕組みを作りました。

実際に使ってもらうと、
作ったときには分からなかったことが、
いろいろ見えてきます。

まずラクになったのが、
数字の修正でした。

仕事をしていれば、
売上が変わったり、
交通費が変わったり、
歩合給が変わったりします。

そのたびに、

「あれ？
　こっちは直したっけ？」

いろんな資料を開いて、
一つずつ計算し直す。

これ、
地味に面倒です。（汗）

だから私は、
最初から「修正するもの」として作ります。

人が入力するんだから、
間違うこともある。

予定が変わることもある。

だったら、

「間違えない仕組み」より、
「間違えても、すぐ直せる仕組み」。

こっちのほうが大事。

今回の仕組みなら、
管理シートの数字を直すだけ。

関連する売上や交通費、報酬なども、
自動で再計算されます。

何度も電卓を叩く必要がない。

こういう小さな作業が減るだけでも、
毎月の時間は、結構変わります。

もう一つ、
変えたのは、
現場からの報告方法です。

今回のお客様は、
ハウスクリーニングのお仕事。

一日に何件も現場を回ります。

仕事が終わるたびに、
事務所へ戻って、
パソコンを開いて、
報告する。

いやいや。

戻らんでええやん。（笑）

そこで、
Googleフォームを使いました。

スタッフは、
スマホから入力して送信。

送ったデータは、
そのままスプレッドシートに反映されます。

経営者も、
すぐ確認できます。

現場の人は、
現場に集中できる。

経営者は、
報告を待たなくていい。

シンプルですが、
こういうところが結構効きます。

そして、
会社は少しずつ変わっていきます。

スタッフが増える。
仕事が増える。
やり方も変わる。

だから、
仕組みも変えられたほうがいい。

最初から100点を目指さないこと。

というか、
たぶん無理です。（笑）

実際に使ってみないと、

「ここがちょっと面倒やな」

なんて、
分からないからです。

だから、

使ってみる。
↓
困ったところを直す。
↓
必要になったら足す。
↓
また使ってもらう。

そうやって、
会社に合わせて育てていく。

私は、
このやり方が好き。

もちろん、
既製品なら、
会社がシステムに合わせることもあります。

でも私は逆。

会社に合わせて、
システムを作ります。

「ここ、もうちょっとラクにならん？」

そんな声を聞きながら、
少しずつ変えていく。

だから、
システムを作ることが
私の仕事ではありません。

経営者の、

「これ、面倒やな」

を、
一つずつ減らしていく。

それが、
私の仕事です。

DXというと、
「高そう」
「難しそう」
と思われるかもしれません。

でも、
小さな会社なら、
もっと小さく始めてもいい。

今あるものを使う。
できるところから変える。
使ってみる。

困ったら直す。
必要になったら、
また育てる。

私は、
それでいいと思っています。

何を使うかより、
どう使うか。

そして、

何を自動化するかより、
誰の時間を増やしたいか。

私は、
こっちのほうが大事だと思っています。

今回作ったのは、
単なるスプレッドシートではありません。

その会社の
「時間」を増やす仕組みです。

その結果、

「前よりラクになった。」

そう言ってもらえたら、
私はうれしいです。

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