会社が何十万円も払っていた仕事、Googleスプレッドシートでできました。

「もっと高いシステムを入れた方がいいですよね？」

そう聞かれても、
私は一度も、
「はい、そうですね。」
と答えたことがありません。

……いや。

正確には、

「ちょっと待ってください」

と言います。（笑）

売上管理。
給与計算。
スタッフの実績管理。

会社が大きくなるほど、
こうした事務作業は、
どんどん複雑になっていく。

「そろそろ専用システムを入れないと、
もう無理やな……。」

実際、
そう悩んでいる経営者の方は、
本当に多いです。

でも。
ちょっと待ってほしい。

高いんですよね。

専用システムって。

導入費用。
毎月の利用料。
場合によっては、
カスタマイズ費用。

気がつけば、
毎月、高い請求書が届く。

しかも、
高いお金を払ったのに、

「うちの仕事に、ちょっと合わない。」

これが、
意外とあります。

使わない機能が山ほどある。

でも、
本当に欲しい機能はなかったりする。

「……これ、何のために入れたんやろ？」

そんな話も、
私は何度も聞いてきました。

まずは、「今あるもの」を疑う。

いや。

正確には、
疑うというより、

「今あるもの、ちゃんと使い切りました？」

新しいものを探す前に。
高いものを買う前に。

まず考える。

「今あるもので、何とかできないか？」

私は、
ここから始めます。

そこで登場するのが、

Googleスプレッドシート。

そして、

Googleフォーム。

どちらも無料です。

「え、無料のやつってどうよ？」

と思った人。

……たぶん、
私も以前はそう思っていました。

無料。

ということは、

「できることも限られてるやろ。」

そんなイメージ。

でも。

これが、
意外と強い。

というか、

小規模企業の業務改善なら、
十分すぎることがある。

今回は、
ハウスクリーニング業のお客様をモデルに、

Googleスプレッドシートと
Googleフォームだけで、

どこまで業務を仕組み化できたのか。

その話をします。

問題は、売上報告でした。

今回ご相談いただいた会社は、
スタッフが現場へ直行直帰するスタイル。

事業は順調。
仕事も増えている。
スタッフも増えている。

普通なら、
めでたい話です。

会社って、
大きくなると、

なぜか「仕事」だけじゃなく、

「面倒くさい」ことも一緒に増えます。

それは、
報告する数字が増えるから。

報告方法が違う。

確認や集計に、
何時間もかかる。

店舗の売上と、
スタッフ個人の実績を二重管理。

移動距離から、
交通費を計算。

さらに、
歩合給の計算もある。

一つひとつは、
別に難しい仕事ではありません。

でも。

全部まとめて、
毎月やる。

これ、地獄です。

しかも、
給与にも関わる。

だから

「まあ、だいたい合ってればOK」
とはいかない。

数字を一つ間違えれば、
誰かの給料が変わる。

そんな状況の中、
経営者の方から相談をいただきました。

「スタッフがスマホから簡単に報告できて、
自動で集計できる仕組みは作れませんか？」

考えました。

真っ先に浮かんだのは、

Googleスプレッドシート。

必要なのは、
高いシステムじゃない。

その会社の仕事に、
ちゃんと合った仕組みです。

やったことは、意外とシンプル。

特別なシステムは使っていません。

使ったのは、

Googleフォームと
Googleスプレッドシート。

たったこれだけ。

まずは、スタッフ側。

スマホで入力するだけ

現場が終わったら、
スマホでGoogleフォームを開く。

必要事項を入力。
送信。

終わり。

紙に書く必要もない。
あとからまとめて報告する必要もない。

必要な情報を、
必要な形で入力する。

ただ、それだけです。

送った瞬間、集計される

スタッフがフォームを送信すると、
そのデータは、

Googleスプレッドシートに
自動で反映されます。

売上。
件数。
交通費。

入力された情報をもとに、
必要な数字が、
自動で集計されていく。

つまり経営者側は、

「今月、どうなってる？」

と思った瞬間に、
すぐ確認できる。

月末まで待たなくていい。

……最高です。

個人の実績も、自動で整理

さらに。

入力されたデータは
スタッフごとにも自動で整理。

自分の実績。
報酬。
交通費。

必要な情報が、
それぞれまとまっていきます。

もちろん、
「全員が全員の数字を見られる。」
なんてことにはしません。

そこは、
権限設定。

便利になっても、
情報がダダ漏れなら本末転倒です。

だから、
必要な人だけが、
必要な情報を見られるようにする。

ここの調整も、手を抜けません。

「スプレッドシートで、そこまでできるの？」

ここまで読んで、

「えっ。そんなことできるん？」

と思った人もいると思います。

これ、
本当にもったいない。

Googleスプレッドシートって、

「表を作るもの」だと思われすぎている。

もちろん、

表も作れます。
数字も入力できます。
計算もできます。

でも。

それだけじゃない。

データを集める。
自動で整理する。
計算する。

必要な数字を見えるようにする。

人が増えたら、
仕組みも増やす。

会社のやり方が変わったら、
あとから直す。

こんなことが、
できちゃうんです。

しかも、

「自分の会社に必要なものだけ」を作れる。

ここが、
一番得意なところ。

専用システムって、
完成された商品。

だから、
使わない機能もある。

しかも、

「ここだけ、うちの仕事に合わせたい。」

というところも、
意外と難しかったりする。

その点、
スプレッドシートは違う。

必要なものだけ作る。
いらないものは作らない。

会社のやり方が変わったら、
また変える。

小規模企業には、
この身軽さがぴったりです。

高いものを入れれば、解決する。

……とは限らない。

もちろん。

高い専用システムが悪い、

とは言うつもりはありません。

会社の規模によっては、
絶対に必要になる。

スプレッドシートでは、
もう対応できない。

そんな日も、
いつか来ると思います。

でも。

その前に一度、
考えてほしい。

「本当に、今それが必要ですか？」

高いシステムは、
会社を便利にする。

高いほど、
性能がいい。

それ、正解です。

でも。

自分の会社に合っているかどうかは、
別の話。

だから私は、
高いものを探す前に、

「今あるもので、何とかできないか？」

それを考えます。

実際に使ってみると、もっと分かる。

運用が始まってから、
いろいろな場面で、

「これは便利だ」

と感じてもらえました。

たとえば、

修正するだけで、
計算も自動で更新。

スマホだけで、
報告が完結。

スタッフが増えても、
数分で対応。

急な変更があっても、
システム会社に連絡して、
対応を待つ。

そんな必要は一切なし。

必要なら、
自分たちの仕事に合わせて変えられる。

そして最後には、

「もっと早く相談すればよかった。」

そんな言葉までいただきました。

これ、
めちゃくちゃうれしいんですよね。

高いシステムを売ったわけでもない。

新しいサービスを導入したわけでもない。

今あるものを、
ちょっと工夫しただけ。

それでも、
会社の「面倒くさい」が減っていく。

今まで、

毎月、

「またこの作業か……。」

と思っていた仕事が、

気づけば、

「え？もう終わったの？」

になる。

こういう瞬間が好きなんです。

めちゃくちゃ好きです。

業務改善。

サイコーです。（笑）

最後に

「無料だから。」

その理由だけで、
選択肢から外してしまう。

それ、
もったいないです。

新しいものを探す前に。
高いものを買う前に。

まずは、

「今あるもの、ちゃんと使い切った？」

そこから考えてみる。

意外と、
答えは遠くにありません。

毎日使っている。
すぐそばにある。

その「無料のツール」で、

今の面倒くさい仕事が、
なくなるかもしれません。

だから私は、

「もっと高いシステムを入れた方がいいですよね？」

と聞かれたら、

これからも、

「ちょっと待ってください。」

と言うと思います。（笑）

#感情P.S.

実は、
私が副業でやっていることも、
基本は同じです。

「もっと便利なものを作ろう」

……ではありません。

「この人、
今、何に困ってるんやろ？」

そこから考えます。

そして、
できるだけシンプルにする。

難しいシステムじゃなくていい。
最新のAIじゃなくていい。

その人の仕事が、
ちょっとラクになる。

その結果、
自由な時間が少し増える。

私が副業でやりたいのは、
そんなことです。

……まあ。

Googleスプレッドシートを触ってたら、
時間を忘れるくらい楽しいんですけどね。（笑）

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